Aufbewahrungspflichten 2024: Was kann weg, was bleibt?
Mit 31.12.2024 ist die 7-jährige Aufbewahrungspflicht für Bücher, Aufzeichnungen, Belege etc. des Jahres 2017 ausgelaufen. Diese können daher ab 01.01.2025 vernichtet werden. Dabei gilt zu beachten, dass Unterlagen dann weiter aufzubewahren sind, wenn sie in einem anhängigen Beschwerdeverfahren (lt. BAO) oder für ein anhängiges gerichtliches oder behördliches Verfahren (lt. UGB) mit Parteistellung von Bedeutung sind.
Für Grundstücke, die ab dem 01.04.2012 erstmals unternehmerisch genutzt werden, gilt im Falle einer Änderung der Verhältnisse, die für den ursprünglichen Vorsteuerabzug maßgeblich waren, ein Berichtigungszeitraum für die Vorsteuer von 20 Jahren. Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen derartiger Grundstücke beträgt 22 Jahre.
Hinweis: Es gilt eine verlängerte Aufbewahrungsfrist aller Unterlagen, Belege und Arbeitszeitaufzeichnungen im Zusammenhang mit:
- Kurzarbeit: 10 Jahre ab Ende des Jahres der letzten Auszahlung der gesamten Förderung
- Investitionsprämie: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der letzten Auszahlung
- COFAG-Förderungen: 7 Jahre
- Energiekostenzuschüsse: 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres der letzten Auszahlung
TIPP: Unabhängig von den gesetzlichen Bestimmungen sollten Privatpersonen sämtliche Belege im Zusammenhang mit Grundstücken aufbewahren. Dazu zählen neben dem Kaufvertrag vor allem auch die Belege über Anschaffungsnebenkosten (z. B. Kosten für Anwält:innen und Notar:innen, Grunderwerbsteuer, Eintragungsgebühren, Schätzkosten) sowie über alle nach dem Kauf durchgeführten Investitionen. All diese Kosten erhöhen bei der Ermittlung des Veräußerungsgewinns die tatsächlichen Anschaffungskosten und reduzieren damit den steuerpflichtigen Gewinn.
Auf jeden Fall platzsparender ist eine elektronische Archivierung aller Buchhaltungsunterlagen. In diesem Fall ist darauf zu achten, dass die inhaltsgleiche, vollständige und geordnete Wiedergabe bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist.
